La mise à jour de l'image binaire concerne ici la fonction associée au menu contextuel d'un tableau d'affichage des documents (documents assignés, documents projetés, documents issus d'une recherche).
La plupart des documents ont besoin de rafraichir à des intervalles de temps plus ou moins longs leur image binaire. C'est le cas par exemple de la plupart des textes réglementaires qui évoluent avec la loi et les usages. Pour autant, il n'est pas forcément souhaitable de supprimer les images binaires précédentes.
Dans cette optique, piDOC propose un mécanisme de suivi en version des images binaires. Les grandes étapes de la mise à jour d'une image binaire sont :
Ce verrouillage autorise la modification de l'image binaire à un et un seul utilisateur : celui qui a posé le verrou. Il n'est pas possible à un autre utilisateur que celui qui possède le verrou de mettre à jour l'image binaire. Ce mécanisme résout les conflits de mise à jour simultanée d'une même image binaire par des utilisateurs différents. Comme toujours, le verrouillage est disponible depuis le menu contextuel appliqué au document sélectionné :
Avec piDOC, un même document peut apparaître en plusieurs endroits de votre plan de classement. Poser le verrou, affichera ce verrou dans toutes les listes où ce document apparaît que ce soit au sein des dossiers de votre plan de classement ou dans les listes de documents issues de recherches. Voici à quoi ressemble un document verrouillé :
L'extraction de l'image binaire est une opération triviale. Il s'agit de convertir l'image binaire du document en son fichier d'origine. La fonction est disponible depuis le menu contextuel appliqué au document sélectionné :
Après action de choix de menu Enregistrer l'image binaire...la fenêtre de sélection du répertoire où déposer le fichier s'affiche. Une fois la sélection faite, le fichier est créé. Notez que ce fichier a pour nom celui de l'objet du document éventuellement filtré des caractères interdits aux noms de fichier. De plus un message de compte rendu s'affiche et vous rappelle le nom complet du fichier enregistré.
Dans le processus, vous disposez désormais du fichier destiné à remplacer l'ancienne image binaire. Pour mettre à jour cette dernière, il faut sélectionner le document verrouillé puis invoquer le menu contextuel :
Vous noterez que le menu contextuel d'un document verrouillé n'est pas identique à celui d'un document Déverrouillé. Le choix à actionner est maintenant Mettre à jour l'image binaire...(et non pas Déverrouller le document).
Une fois cette action effectuée, une fenêtre vous demande de sélectionner le fichier qui correspond à la nouvelle image binaire. Dès que vous avez valider la sélection de ce fichier, le fichier est transmis au programme. Vous constatez simplement que le numéro mineur de version s'est incrémenté d'une unité (1.2.0 dans notre cas).
Sous le boisseau, le fichier a été anlysé, le programme a vérifié que cette image binaire n'existait pas déjà dans le fonds documentaire, a extrait le texte éventuellement contenu par l'image biniare puis a procédé aux divers enregistrements en base de données.
Il peut arriver qu'il faille rendre la main à un utilisateur avant que la mise à jour ne soit effectuée ou qu'il faille tout siplement annuler la demande de mise à jour de l'image binaire. Pour cela, il existe le choix du menu contextuel nommé Déverrouiller le document. La sélection de cet item de menu libère le verrou sans avoir procédé à la mise à jour de l'image binaire.
Rédaction par Jean-Marie Piatte (1983-2021)