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Envoyer l'image binaire par courriel.

Mise à jour du 08/05/2021.

L'envoi d'un document pas courriel concerne ici la fonction associée au menu contextuel d'un tableau d'affichage des documents (documents assignés, documents projetés, documents issus d'une recherche).

L'envoi par message de l'image binaire d'un document est fastidieuse. Il faut :

• Extraire l'image à envoyer ;
• Ouvrir le client de messagerie et créer un nouveau message ;
• Rédiger le message ;
• Ajouter l'image binaire en pièce jointe.

La pratique montre que certaines organisations ont besoin d'envoyer fréquemment des messages. A partir de sa version 4.3.0, le client piDOC JFX permet de faire tout cela en un seule opération.

Procédure.

On commence par invoquer le menu contextuel sur le document à envoyer :

Une fois que vous avez actionnez le choix Envoi par courriel...une nouvelle fenêtre s'affiche :

Ce formulaire est pré-rempli. En haut à droite se trouve un bouton qui vous permet de vérifier le contenu de la pièce jointe qui sera émise. Notez que si le type MIME du document n'est pas lié à un programme "lanceur", un message vous en avertira. Pour voir la pièce jointe, vous devrez alors abandonner l'opération et déclarer le lanceur dans l'onglet de configuration.

Le formulaire comporte deux grandes parties :

1. La première constitue la première partie du message. Elle affiche les caractéristiques du document dont son code de hachage. Le code de hachage permet aux destinataires de vérifier l'intégrité de la pièce jointe s'ils le souhaitent. En effet, le calcul du code SHA256 de la pièce jointe reçue doit produire une empreinte identique à celle contenue par le message.
2. La seconde partie permet de sélectionner les destinataires "pour action" et "en copie" du message. Il est obligatoire de déclarer au moins un destinataire en action. Il est également possible dans cette partie de personnaliser la fin du message en fonction du contexte. Ce n'est cependant pas obligatoire.

La dernière étape consiste à actionner le bouton Envoyer. Un compte rendu d'exécution s'affiche un fois l'envoi terminé. Notez qu'il s'agit d'une opération synchrone. Si l'image binaire est volumineuse et votre réseau Internet peu performant, cet envoi peut demander plusieurs minutes.

Gestion des destinataires.

Le fichier de configuration principal peut déclarer des groupes de contacts et des contacts individuels. Lorsque cette déclaration est faite, les boîtes de liste à droite des champs de saisie des adresses de courriel présentent ce mini annuaire. La sélection d'un des choix d'une boîte de liste enrichi le champ de saisie correspondant avec le contenu de cette sélection.

Lorsque vous saisissez des adresses individuelles qui ne sont pas dans l'annuaire, ces adresses sont ajoutées au fichier de configuration des "données volatiles". Ces adresses seront alors intégrées aux choix présentés par les boîtes de liste lors du prochain appel de ce formulaire.

Remarque importante.

Lorsque vous utilisez un client de messagerie, ce dernier commence par adresser votre message vers vos correspondants. Ceci fait, il envoie ensuite ce message vers le dossier de votre boîte intitulé généralement "Envoyés". La pièce jointe est doc émise deux fois sur l'Internet.

La fonction d'émission d'un document par courriel n'effectue pas cette seconde partie. L'avantage est un gain de temps (l'envoi prend deux fois moins de temps). L'inconvénient est que vous n'avez pas de trace de votre envoi.

Une façon pratique et rapide de tracer votre envoi est de vous l'adresser en copie.

Contenu du message.

Voici ci-dessous le contenu du message texte émis précédemment et ayant pour objet piDOC : Envoi d'un document du fonds documentaire "Référentiel documentaire piDOC" :

    Bonjour,
    
    Veuillez trouver ci-joint un document extrait à votre intention du fonds documentaire "Référentiel documentaire piDOC".
    
    Caractéristiques :
    ----------------
    
    Objet..................... : Elections régionales et départementales 2021
    Référence publique........ : JMP0036
    Publié le................. : 10 mars 2021
    Emetteur.................. : JMP
    Version................... : 1.0.0
    Langue.................... : fr
    Type MIME................. : application/pdf
    Somme de contrôle (SHA256) : 7b2ccbadc6f1ee99c5d9ee5b7b184bc561def16cfcdb3a916c93e38aef9f1254
    
    
    Propriétés :
    ----------
    Décret = [2021-483 du 21 avril 2021]
    
    
    Message personnalisé :
    ---------------------
    Veuillez porter ce document à la connaissance de vos concitoyens.
    En vous remerciant.
    
    Cordialement,
    L'équipe piDOC.

La pièce jointe à ce message est un fichier préfixé par "EM-" suivi du numéro d'identification unique du document. L'extension est celle qui correspond au type MIME de l'image binaire (ici EM-1.pdf).