Dernière mise à jour du 19/03/2021.
Une gestion électronique des documents ou GED est un système informatique qui doit permettre :
La GED piDOC offre toutes ces fonctions. La version actuelle n'implémente plus la protection des documents au regard du besoin d'en connaître. On considère ici que tous les utilisateurs autorisés à ce connecter au système peuvent consulter tous les documents.
Le coeur du système est une base de données relationnelle (PostgreSQL) éprouvée et utilisée par de nombreux acteurs depuis des années. Tout est stocké dans cette base de données y compris les fichiers encore appelés images numériques des documents.
La première conséquence est que la sauvegarde de la base de données constitue la sauvegarde de la GED.
La seconde conséquence est qu'il est possible de créer des "clients" dans des technologies différentes (application Web, client graphiques sur PC, application pour smartphone Android ou iOS, etc.).
On appelle "client" un logiciel qui pose des questions à un serveur et obtient des réponses en retour. Ici, le serveur est la base de données relationnelle.
Pour l'instant, le seul client développé est un client graphique en technologie JavaFX. Conçu pour être utilisé de manière autonome (mode dit standalone), cette technologie permet aussi d'embarquer le client dans un navigateur web capable d'exécuter des applets Java ou d'être exécuté via la plate-forme Java WebStart.
L'autre intérêt de ce choix technolgique est son côté multi plates-formes. Ainsi, pour peu que la machine considérée dispose d'un JRE 1.8 ou version ultérieure (Java Runtime Environment), l'application s'exécutera aussi bien sur un périphérique Windows, Linux, Unix ou Mac même s'il s'agit d'une machine émulée (virtualbox, vmware, etc.). C'est donc le client idéal pour être utilisé en environnement hétérogène.
PostgreSQL est une base de données relationnelle en source libre. Contrairement à des produits comme SQL Server qui nécessitent le paiement de droits sous forme de licences d'emploi, ici tout est gratuit. Le nombre d'utiisateurs peut donc être augmenté sans générer de surcoût.
De même la version Java utilisée est la version 1.8. Cette version est sans doute la plus aboutie avec l'intégration de JavaFX et des expressions lambda. La version 1.8 est disponible gratuitement et sans droits d'usage auprès de plusieurs éditeurs dont IBM et Java.Net (OpenJDK).
Les versions suivantes redécoupent les librairies de la plate-forme (JavaFX devient une librairie indépendante du JDK) et crée la notion de "modules". Il s'agit essentiellement de faciliter la réutilisation du code et de faire maigrir la JVM (machine virtuelle Java) pour limiter son empreinte sur les ressources de la machine (mémoire vive en particulier). Il n'y a plus, pour l'instant, de grandes avancées au niveau du langage lui-même (la version courante est la 1.13). De notre point de vue, cela ne justifie pas de se lier par licence, même gratuitement, à Oracle. La version 1.8 est la dernière version libre de droits et distribuée par d'autres éditeurs que la société Oracle. Depuis, Oracle qui a rachetée la société Sun Microsystems et donc Java continue à distribuer gratuitement pour un usage personnel la plate-forme Java et impose des contraintes d'acquisition de licence pour un usage différent. Voici l'un des points critiques de cette licence (traduction car la licence originale est en anglais) ;
2. LICENCE D'UTILISATION. Sous réserve des termes et conditions du présent contrat, y compris, mais sans s'y limiter, les restrictions technologiques Java des conditions de licence supplémentaires, Oracle vous accorde une licence limitée non exclusive, non transférable et sans frais de licence pour reproduire et utiliser en interne le logiciel. Ce dernier doit être complet, non modifié et utilisé dans le seul but d'exécuter des programmes. LA LICENCE DÉFINIE DANS CETTE SECTION 2 NE S'ÉTEND PAS AUX CARACTÉRISTIQUES COMMERCIALES. VOS DROITS ET OBLIGATIONS RELATIFS AUX FONCTIONNALITÉS COMMERCIALES SONT TELS QUE DÉFINIS DANS LES CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES AVEC DES LICENCES SUPPLÉMENTAIRES POUR LES DÉVELOPPEURS ET LES ÉDITEURS.
Bref, on l'aura compris, bye, bye Oracle...
En résumé, les composants de la GED piDOC sont totalement gratuits et libres de droits. En revanche, l'installation et l'utilisation de la GED nécessitent une autorisation écrite de son auteur.
Une GED est un outil technique. Comme tout outil de ce type, elle manipule des concepts et des idées qu'il faut traduire par des mots. Le tableau qui suit dresse la liste des mots spécifique à notre GED.
| Mot ou terme | Description |
|---|---|
| Image numérique | Une image numériques est le contenu du fichier qui contient un document. La GED piDOC n'impose pas de format spécifique à ces fichiers. |
| Méta-données | Une méta-donnée est une propriété de forme clef=valeur qui enrichit la description d'un document. Il existe deux types de méta-données : les caractéristiques et les personalisées. |
| Caractéristique | Une "caractéristique" est une méta-donnée systématiquement associée à un doucument (exemple référérence publique). une caractéristique importante d'un document est son numéro de version qui permet un véritable suivi de son évolution. Comme la version, un certain nombre de caractéristiques sont dircetement renseignées par le système lors de la création du document. D'autre comme l'objet ou la date de publication sont proposées à partir de l'extraction des méta-données du fichier (dépendent du format). Hormis l'objet d'un document, la plupart des caractéristiques sont facultatives pour ne pas alourdir la charge de saisie. Il est toujours possible de renseigner ou modifier une caractéristique par la suite. Contrairement aux propriétés, Une caractéristique ne peut pas être supprimée et son nom ne peut pas être modifié (même si elle n'est pas obligatoirement renseignée). Une recherche peut porter sur les carcatéristiques d'un document. |
| Propriétés | Une propriété personnalisée est un critère de la forme clef=valeur ajoutée à la discrétion de l'utilisateur qui saisit le document. Il est possible de créer autant de propriétés que souhaitée. On peut s'en servir par exemple pour ajouter une observation au document ou faciliter sa recherche via un ou plusieurs mots-clefs. En effet, une recherche peut porter sur les propriétés. Il est possible après-coup d'ajouter ou de supprimer des propriétés. |
| Document | Un document est la combinaison d'une image numérique, de ses méta-données (caractéristiques et propriétés éventuelles). Il faut donc éviter d'assimiler un document à sa seule image numérique. |
Rédaction par Jean-Marie Piatte (1983-2021)