Le création d'un serveur de messagerie sur son propre domaine impose de disposer d'une machine serveur sur laquelle on dispose des droits suffisants pour installer, configurer et administrer un serveur de messagerie. D'une part l'association ne dispose pas aujourd'hui d'un tel serveur, d'autre part, l'exploitation d'un serveur de messagerie est une charge assez lourde compte tenu du fait que c'est l'un des serveurs qui présentent le plus de risques pour la sécurité des données personnelles de l'utilisateur (pourriels délictueux).
Il a donc été fait le choix pour moins de 40 € par an de louer ce serveur auprès d'un fournisseur de services.
Actuellement chaque boîte aux lettres dispose d'un volume de 2 Go.
2 Go par boîte peut paraître élevé. Dans la réalité avec le volume actuel des pièces jointes on y arrive assez vite. L'inconvénient lorsque le quota est atteint est que plus aucun message ne sera reçu. Au mieux l'expéditeur recevra un compte rendu de "boîte pleine" lui signifiant que son courriel est perdu. Il faut donc éviter d'en arriver à cette extrémité.
Il faut comprendre que les messages restent stockés sur le serveur de l'opérateur jusqu'à ce que vous les détruisiez explicitement. Donc forcément à un moment ou à un autre ça coince si on ne fait rien.
Si vous utilisez exclusivement le webmail (accès via un navigateur), vous n'aurez pas d'autre choix que de supprimer les messages anciens ou ceux présentant le moins d'intérêt. Vous pouvez toutefois les télécharger un à un ou en bloc via un des choix de l'option "Plus" dans la barre de menu supérieure horizontale. Malheureusement, sans un client de messagerie capable de lire ces fichiers, vous n'aurez plus accès facilement au contenu des messages téléchargés.
Si vous utilisez un client de messagerie il y a heureusement une autre solution. La plupart de ces clients proposent un archivage local des courriels. Généralement, on déplace par glisser-déposer les messages que l'on souhaite conserver au sein de cette arborescence locale. Cette opération provoque la suppression sur le serveur des messages déplacés et libère ainsi de l'espace sur le serveur. Pour autant, il reste possible d'accéder à ces messages archivés soit par le biais d'une arborescence, soit par le biais d'une recherche.
A l'instar du navigateur, vous devez voir la messagerie comme une fenêtre ouverte sur le monde de l'Internet. C'est devenu un monde glauque ou grouillent les mauvaises intentions. Il faut donc mettre un filtre à cette fenêtre.
Le danger principal sont les pourriels (spam) et les pièces jointes intégrant un virus. Notre fournisseur implémente les protocoles d'authentification transparente qui permettent de limiter ces pourriels. Vos machines doivent impérativement disposer d'un anti-virus performant et avec des signatures à jour. Vous trouverez sur ce lien un fichier PDF qui résume les précautions à prendre et les moyens d'identification des pourriels.
Notez que le client Thunderbird dispose d'une extension nommée DKIM Verifier qui permet de savoir si un courriel dispose d'une en-tête d'authentification ou pas et qui vérifie lorsqu'elle en a une qu'elle est valide.
Rédaction par Jean-Marie Piatte (1983-2021)